Kassenbuch führen: Regeln und Pflichten

Stand: November 2026

Wer Bargeld einnimmt oder ausgibt, muss diese Vorgänge lückenlos und zeitnah aufzeichnen. Ein sauber geführtes Kassenbuch ist bei jeder Betriebsprüfung eine der ersten Unterlagen, die angesehen werden.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Bilanzierende Unternehmen (z. B. GmbH, UG, eingetragene Kaufleute) mit Bargeschäften müssen ein Kassenbuch führen. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist es nicht ausdrücklich vorgeschrieben – Bareinnahmen und -ausgaben müssen aber trotzdem täglich einzeln aufgezeichnet werden (§ 146 Abs. 1 AO). Ein Kassenbuch ist dafür der einfachste Nachweis.

Was gehört in jeden Eintrag?

• Datum des Geschäftsvorfalls
• Fortlaufende Belegnummer
• Buchungstext (was wurde bezahlt bzw. eingenommen)
• Einnahme oder Ausgabe (brutto)
• Steuersatz bzw. enthaltene Umsatzsteuer
• Aktueller Kassenbestand

Die wichtigsten Regeln

• Täglich aufzeichnen: Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten.
• Kein Minusbestand: Eine Kasse kann nicht ins Minus gehen. Ein negativer Bestand ist ein klares Indiz für fehlerhafte Aufzeichnungen.
• Kassensturzfähigkeit: Der Soll-Bestand laut Kassenbuch muss jederzeit mit dem gezählten Ist-Bestand abgeglichen werden können.
• Belegprinzip: Keine Buchung ohne Beleg – auch Privatentnahmen und -einlagen werden mit Eigenbeleg erfasst.
• Unveränderbarkeit (GoBD): Einträge dürfen nicht unkenntlich gemacht oder nachträglich unbemerkt geändert werden.

Excel-Kassenbuch: geht das?

Eine Excel-Tabelle erfüllt die GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit allein nicht, weil sich Einträge jederzeit ändern lassen. Als Arbeitshilfe ist sie trotzdem verbreitet – wenn die Einträge regelmäßig festgeschrieben werden, etwa durch täglichen Ausdruck oder PDF-Export. Bei vielen Bargeschäften empfiehlt sich ein GoBD-konformes Kassensystem; sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater. Wer eine elektronische Registrierkasse nutzt, muss zudem die Vorgaben zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) beachten.

⬇ Kassenbuch-Vorlage (Excel) herunterladen

Häufige Fragen

Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?

Kassenbücher und Buchungsbelege sind in der Regel acht Jahre aufzubewahren, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.

Muss ich als Freiberufler ein Kassenbuch führen?

Bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung besteht keine ausdrückliche Kassenbuchpflicht. Bareinnahmen und -ausgaben müssen Sie aber einzeln und nachvollziehbar aufzeichnen – ein einfaches Kassenbuch ist dafür der praktikabelste Weg.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.