E-Rechnungspflicht 2025–2028: Wer muss wann?

Stand: November 2026

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen verbindlich gemacht. Die Pflicht kommt in Stufen: Empfangen müssen schon heute alle, ausstellen müssen größere Unternehmen ab 2027 und alle übrigen ab 2028.

Die Fristen auf einen Blick

Ab	Was gilt	Wer ist betroffen
1.1.2025	Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können	alle inländischen Unternehmen – auch Kleinunternehmer
bis 31.12.2026	Papier- und PDF-Rechnungen weiter zulässig (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers)	alle
1.1.2027	Pflicht, E-Rechnungen auszustellen	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (2026)
bis 31.12.2027	sonstige Rechnungen noch erlaubt; EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers	Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz
1.1.2028	E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft	alle Unternehmen (Ausnahmen siehe unten)

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis sind das vor allem die XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG). Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten nicht als E-Rechnung. Eine reine PDF-, Word- oder Papierrechnung ist eine „sonstige Rechnung“ – egal, ob sie per E-Mail verschickt wird.

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – dürfen es aber. Empfangen müssen sie sie trotzdem.
• Rechnungen an Privatkunden (B2C) und an Unternehmen im Ausland sind von der Pflicht nicht erfasst.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG (z. B. Vermietung von Wohnraum, Heilbehandlungen).

Was bedeutet „empfangen können“?

Es genügt, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen, über das Rechnungen eingehen. Sie müssen die E-Rechnung aber lesen, prüfen, buchen und im Originalformat aufbewahren können. Für die reine Ansicht hilft unser kostenloser E-Rechnung-Viewer. Wichtig: Aufbewahrt werden muss die strukturierte Datei selbst, nicht nur ein Ausdruck – die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre.

Was gilt für den Vorsteuerabzug?

Nach Ablauf der Übergangsfristen berechtigt bei bestehender E-Rechnungspflicht grundsätzlich nur eine Rechnung im vorgeschriebenen Format zum Vorsteuerabzug. Achten Sie deshalb schon jetzt darauf, dass Ihre Lieferanten rechtzeitig umstellen – und stellen Sie selbst um, bevor Ihre Kunden danach fragen.

Was das Bundesfinanzministerium klargestellt hat

Das BMF hat Praxisfragen in drei Schreiben (Oktober 2024, Oktober 2025 und Oktober 2026) geregelt, u. a. zu Dauerrechnungen, Rechnungskorrekturen, dem Vorrang des XML-Teils bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD und zur Aufbewahrung. Die Schreiben finden Sie auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen.

Checkliste: Was Sie jetzt tun sollten

1. Rechnungs-Postfach einrichten und Lieferanten mitteilen.
2. Vorjahresumsatz prüfen: Liegt er über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht schon ab 2027.
3. Ein Werkzeug zum Erstellen wählen – z. B. unseren kostenlosen Generator oder Ihre Buchhaltungssoftware.
4. Archivierung klären: E-Rechnungen unveränderbar und im Originalformat ablegen.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen aber seit 2025 empfangen können und dürfen freiwillig selbst welche ausstellen.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?

Bis Ende 2026 ja, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 nur noch für Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 im inländischen B2B-Geschäft gar nicht mehr.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Privatkunden können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen erhalten.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.